La gestion des candidatures est une étape délicate pour toute entreprise souhaitant recruter. Il est essentiel de savoir comment rédiger une lettre de refus de candidature qui soit à la fois respectueuse et efficace. Dans cet article, nous aborderons les points clés à prendre en compte lors de la rédaction d’une telle lettre.
Les éléments indispensables d’une lettre de refus
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il convient de souligner les éléments incontournables qui doivent figurer dans une lettre de refus :
- L’identité du candidat : nom, prénom et civilité
- La date de rédaction de la lettre
- Le poste auquel le candidat avait postulé
- La signature du responsable du recrutement ou du directeur général de l’entreprise
Une fois ces informations intégrées dans votre lettre, vous pouvez passer à la rédaction proprement dite.
Adopter un ton professionnel
Dans vos écrits, privilégiez un ton professionnel et courtois. Ce n’est pas parce que vous refusez la candidature d’une personne qu’il faut être désagréable ou méprisant. La politesse est de mise tout au long de la lettre. N’oubliez pas que votre image d’entreprise est en jeu et que le candidat pourrait faire part de son expérience à d’autres personnes.
Respecter le temps du candidat
Veillez à envoyer la lettre de refus dans les plus brefs délais après avoir pris votre décision. Faire attendre un candidat pendant plusieurs semaines, voire plusieurs mois, peut être très frustrant et vous donner une mauvaise image auprès des futurs postulants.
Rédiger un contenu clair et précis
Bannissez les phrases floues ou ambiguës. Le candidat doit comprendre dès les premières lignes que sa candidature n’a pas été retenue. Utilisez des termes simples et directs, sans pour autant être brusques. Par exemple :
“Nous avons étudié avec attention votre dossier de candidature pour le poste de [nom du poste] au sein de notre entreprise. Après évaluation de vos compétences et expériences professionnelles, nous ne sommes pas en mesure de vous proposer ce poste.”
Cette formule indique clairement que la personne n’a pas obtenu le poste, tout en restant courtoise.
Fournir les raisons du refus
Pour éviter toute incompréhension, il est préférable d’indiquer brièvement les raisons du refus. Il peut s’agir du manque d’expérience, d’un profil ne correspondant pas aux exigences du poste, ou encore d’une compétition élevée entre les candidats. Soyez honnête sans pour autant entrer dans les détails qui pourraient froisser le candidat.
Encourager et remercier le candidat
Même si vous refusez sa candidature, il est essentiel de remercier le candidat pour l’intérêt qu’il a porté à votre entreprise. Cela renvoie une image positive et montre que vous avez pris en considération sa démarche. Par exemple :
“Nous tenons à vous remercier pour l’intérêt que vous avez manifesté à notre égard et pour le temps que vous avez consacré à préparer et envoyer votre candidature.”
De plus, il peut être judicieux d’encourager le candidat à continuer ses recherches et à ne pas se décourager.
“Nous vous encourageons à poursuivre vos démarches professionnelles et vous souhaitons pleine réussite dans la réalisation de vos projets.”
Enfin, selon les cas, vous pouvez proposer de garder le contact avec le candidat et de conserver son dossier pour des opportunités futures au sein de l’entreprise, ou bien de lui transmettre des offres correspondant à son profil.
Une présentation soignée
Pour terminer, accordez une attention particulière à la mise en forme de votre lettre de refus. Une présentation claire et aérée facilitera la lecture et témoignera de votre sérieux. Utilisez des marges et une police de caractères adaptées, ainsi que des interlignes suffisantes pour un rendu agréable à lire.
En veillant à respecter ces conseils, vous serez à même de rédiger une lettre de refus de candidature efficace, tout en préservant l’image de votre entreprise et en maintenant une relation cordiale avec le candidat concerné.